外事接待流程

发布日期:2020-06-01    浏览次数:

外事接待流程

 

接待前:

1. 准备外宾资料,学院资料,联络协调,接待计划,领导确定等(会议前一周)。

(1) 收到交流函请示领导(我方参与人员、用餐校内校外等)

(2) 联系来宾先关会议需求(是否住宿、几点到校、是否安排接送等要求)

(3) 根据领导指示和对方要求制作日程安排(交通、住宿、吃饭、参观)

(4) 安排参观路线(定点定人、重大提前走一遍)

(5) 根据领导指示,准备会议接待单、参会人员、主持人员

 

2. 迎接工作(根据外宾的身份、访问性质、两国关系等因素决定)(会议前一周)

(1) 安排接机人员

(2) 安排陪同人员和翻译

(3) 安排汽车(院办)、客房、用餐

(4) 欢迎屏(院办

 

3. 安排会见会议室

(1) 安排会议室上系统审核(提前一周)

(2) 通知相关人员提前10分钟到达,包括我校参会人员和会务接待人员并确认,汇报领导迎接地点和对方情况(会议前一天)

(3) 通知周利瓷杯和茶叶、照相机充电(会议前一天)

(4) 会议席卡、国旗、准备会议资料、PPT抬头 (会议前一天)

(5) 根据领导指示准备好礼品(会议前一天)

(6) 会议前再次确认所有工作,在会议室前迎接(会议前15分钟)

 

接待中:

拍照、记录、做好领导安排其他事项。

 

接待后:

1. 宴请住宿工作

(1) 确定宴请人员及标准

(2) 确定宴请时间和地点(请示领导)

(3) 安排住宿(除了对方要求外再次核实人员数量和性别)

 

2.  参观游览、根据人员数量和实际情况安排车辆(安排好车辆汇报领导) 

 

3.  新闻报道:新闻稿和相关照片(会议结束一天之内)